descarregar PDF

4.1. Aprendre llegint

Obrir un document nou

Per obrir un nou document de full de càlcul amb Calc, hem de dur a terme els passos següents: primer anar al menú "Fitxer", seleccionar-hi l'opció "Nou" i després "Full de càlcul". Un altre camí possible és anar directament a la barra estàndard, on sol haver-hi una icona que representa un document en blanc, i que fa la mateixa funció que el recorregut que acabem de descriure.

 

Si treballem a Windows, també podem crear un full de càlcul nou fent servir el botó dret del ratolí sobre l'escriptori de la pantalla (o bé dins d'una determinada carpeta) i escollir, en el desplegable que se'ns mostra, l'opció "Crea" i "Full de càlcul".

Cal tenir present que les extensions més habituals per als documents de fulls de càlcul són les dels arxius finalitzats en: .xls, .ods i .xlsx.

Desar un document per primera vegada

Per desar un document, hem de realitzar els passos següents: accedir al menú "Fitxer" i, seguidament, seleccionar-hi l'opció "Desar". Tal com passa amb l'acció d'obrir un document, a l'hora de desar-lo també hi ha un possible camí alternatiu i més ràpid: seleccionar la icona que es mostra a la barra estàndard i que representa un disquet. En seleccionar aquesta icona s'obté el mateix resultat que seguint el recorregut a partir del menú "Fitxer".

Tant d'una manera com de l'altra, en desar el document se'ns obrirà una finestra que permet, per una banda, escollir el lloc on guardar-lo i, per l'altra, assignar un nom determinat al document.

Evidentment, és recomanable que, a més de tenir en compte que el lloc on desem el document sigui l'apropiat, li donem un nom que representi clarament el seu contingut, per tal d'estalviar-nos confusions i poder localitzar més fàcilment l'arxiu en qüestió.

 

Desar un document prèviament desat

 

Per desar un document prèviament desat, hem de repetir l'opció de desar: accedir al menú "Fitxer" i, seguidament, seleccionar l'opció "Desar"; o bé prémer directament la icona de disquet de la barra estàndard.

En aquest cas, com que el document ja ha estat desat amb anterioritat, el programa no ens demanarà novament que li assignem un nom i un lloc on ubicar-lo, sinó que ja el desarà directament amb el seu nom i al lloc prèviament assignat.

Si el que desitges és desar el document en qüestió, però amb un altre nom, o bé fer-ne una còpia, caldrà utilitzar l'opció "Fitxer", on seleccionarem "Anomena i desa" i, un cop reanomenat, prem "Desar". El contingut de l'arxiu original es conservarà igualment, però hauràs canviat el nom del fitxer.

El lloc més adequat per desar un document

És important saber on desem un determinat document, amb la finalitat de poder-lo trobar després amb facilitat. Cal dir que hi ha la possibilitat de desar els documents als directoris especials que el sistema operatiu ofereix, com ara la carpeta "Els meus documents" (a Windows), o la carpeta "Documents" (si treballem amb Ubuntu).

Un altre lloc on desar el document pot ser l'escriptori, o bé en una carpeta específica creada per nosaltres mateixos, que ubicarem on desitgem i amb el nom que vulguem.

És important que ens basem en la lògica i que no deixem, per exemple, un arxiu de full de càlcul dins d'una carpeta que inicialment era només per a imatges i que gairebé no utilitzem, tret que ens interessi especialment desar-hi l'arxiu per algun motiu en concret.

 

Configurar el desament automàtic

El desament automàtic és una opció que permet guardar cada cert temps el document amb què estem treballant, per poder recuperar-lo en cas de fallada del sistema o del programa.

El desament automàtic es configura atenent els passos següents: anem al menú "Eines", hi seleccionem "Opcions", i escollim la categoria "Carrega/Desa" (en el cas de treballar amb OpenOffice) o la categoria "Desament" (si treballem amb Microsoft Office). Un cop aquí, podrem configurar-lo al nostre gust.

En cas de treballar amb Google Docs, cal tenir en compte que el desament automàtic està activat per defecte cada tres minuts, i que no se'n pot canviar la configuració.

També cal tenir present que els canvis que no hàgim desat en un document, si el programa es tanca per qualsevol motiu imprevist -o bé de forma habitual perquè hàgim acabat de treballar-hi-, no es podran recuperar si no han estat desats.