descarregar PDF

3.1. Aprendre llegint

Amb el calendari electrònic per convocar reunions o per fer calendaris de grups d'assistents que es troben en xarxa. A banda del programes com Outlook, Evolution o Thunderbird, un sevei que ens pots ser molt útil per a això és el calendari de Google, anomenat Google Calendar (i que es pot sincronitzar amb els programes esmentats).

 

Pàgina d'inici del Google Calendar

Convocar una reunió

Per convocar una reunió, obrirem una nova finestra del calendari i hi escriurem l'adreça de correu electrònic de les persones que volem que hi assisteixin. Si es tracta de persones amb les que ja ens hem escrit amb anterioritat des del compte de correu de Gmail, podem fer servir la llista de contactes des de l'opció 'Tria entre els contactes'.

És important indicar el motiu de la reunió. Escriurem el tema de reunió al camp d'assumpte, i indicarem el lloc on es farà al camp d'ubicació.

 

Pàgina per a editar els detalls de la reunió i enviar les notificacions a la resta de convidats

 

També hem d'indicar la data, l'hora d'inici i la de finalització de la reunió, i si es tracta d'una cita que s'ha de repetir amb periodicitat en el temps.

A la convocatòria de reunió també podem vincular-hi un missatge recordatori de correu electrònic, SMS o finestra emergent.

Respondre a una convocatòria de reunió

Quan rebem una convocatòria de reunió a la safata d'entrada del correu electrònic, podem acceptar-la o rebutjar-la, o bé dir que potser hi assistirem a la reunió. Clicant a l'opció 'Més informació de l'esdeveniment' podrem veure tota la resta de detalls de la convocatòria i qui més està convidat, així com enviar una resposta a la persona convocant o bé afegir-hi més persones que creiem han de participar (que també rebran la corresponent notificació).

 

 

Exemple de notificació de convocatòria de reunió amb el Google Calendar

Crear un calendari de grup

Un calendari de grup permet conèixer les programacions de calendari d'un grup de persones. Després de crear un calendari nou, i donar-li un nom, podem accedir a l'opció 'Ús compartit' i des d'allà afegirem les adreces electròniques de totes les persones amb qui volem compartir el calendari de grup (siguin o no usuàries ja dels calendaris de Google, rebran un missatge amb totes les indicacions necessàries per a accedir-hi).

 

Opcions de compartició de calendari amb Google Calendar

 

Amb aquesta opció podem visualitzar (en paral·lel a la informació de nostre calendari o calendaris personals), l'activitat de la resta de persones amb qui volem compartir un calendari complet. Una altre opció, complementària a aquesta, és compartir amb usuaris determinats el nostre calendari individual, fet que els pot permetre conèixer millor la nostra disponibilitat abans de convocar-nos a reunions.